Datenschutzerklärung

Mit diesen Datenschutzhinweisen informiere ich darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website und bei einer Kontaktaufnahme verarbeitet werden.

1. Verantwortliche Stelle

2. Hosting und technische Zugriffsdaten

Diese Website wird über ChatGPT Sites bereitgestellt. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem sowie Status- und Fehlerdaten gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website.

OpenAI verarbeitet die für den Betrieb der Website erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter. Dabei können weitere Unterauftragnehmer eingesetzt und Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Nach Angaben von OpenAI werden hierfür anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln genutzt. Weitere Informationen finden sich im Datenverarbeitungszusatz für ChatGPT Sites und in der europäischen Datenschutzerklärung von OpenAI. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Dienstleister stellt OpenAI in seiner Liste der Unterauftragnehmer bereit.

Technische Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Soweit der Hostinganbieter Daten in meinem Auftrag verarbeitet, richtet sich die Löschung zusätzlich nach den vertraglichen Vorgaben und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

3. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du mich per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeite ich die von dir mitgeteilten Daten, um deine Anfrage zu bearbeiten und mit dir zu kommunizieren. Geht es um eine Buchung oder eine vorvertragliche Anfrage, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und meinem berechtigten Interesse an einer zuverlässigen Kommunikation.

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutze ich Dienste von one.com. Beim Versand und Empfang von E-Mails können insbesondere Absender- und Empfängeradresse, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie technische Verbindungs- und Metadaten über die Systeme von one.com verarbeitet werden. one.com verarbeitet diese Daten im Rahmen der Bereitstellung des E-Mail-Dienstes als Auftragsverarbeiter. Nach Angaben von one.com werden Daten von Kundinnen und Kunden mit Sitz in der Europäischen Union in Rechenzentren in Dänemark verarbeitet. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzinformationen von one.com.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

4. Kontakt über WhatsApp Business

Die Website enthält Links zur Kontaktaufnahme über WhatsApp. Erst wenn du einen solchen Link öffnest oder selbst eine Nachricht sendest, werden Daten an WhatsApp übermittelt. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.

Bei der Kommunikation können insbesondere deine Telefonnummer, dein Name und Profilbild, Nachrichten und Anhänge sowie Kommunikations- und Verbindungsdaten verarbeitet werden. Inhaltliche Nachrichten sind nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Verarbeitung auf meiner Seite erfolgt bei Buchungsanfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Als Alternative kannst du mich per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Für die geschäftliche Kommunikation nutze ich WhatsApp Business und die WhatsApp Business Platform von Meta. Eingehende und ausgehende Nachrichten können deshalb über technische Schnittstellen an mein Automatisierungssystem übermittelt, dort dem jeweiligen Kontakt und Vorgang zugeordnet und zur Bearbeitung gespeichert werden. Antworten werden nicht selbstständig durch das System versendet, sondern vor dem Versand von mir oder einer von mir autorisierten Person geprüft und freigegeben.

Wenn du im Anfrageformular freiwillig eingewilligt hast, darf ich deine Telefonnummer außerdem nutzen, um dir nach deinem Termin einmalig über WhatsApp den Link für eine Google-Bewertung zu schicken. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos per WhatsApp oder per E-Mail an info@mehtapnapoleoni.de widerrufen.

WhatsApp verarbeitet Daten in eigener Verantwortung und kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Informationen zu Umfang, Speicherdauer und Schutzmaßnahmen findest du in der Datenschutzerklärung von WhatsApp.

5. Instagram

Diese Website enthält lediglich externe Links zu meinem Instagram-Profil; Instagram-Inhalte oder Social-Media-Plugins sind nicht eingebettet. Beim bloßen Besuch dieser Website wird daher über diese Links noch keine Verbindung zu Instagram hergestellt. Erst beim Anklicken verlässt du diese Website und Instagram kann personenbezogene Daten verarbeiten.

Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

Wenn du mir über Instagram eine Direktnachricht sendest, kann diese über eine Schnittstelle von Meta an mein Automatisierungssystem übermittelt, dem jeweiligen Kontakt zugeordnet und für die Bearbeitung gespeichert werden. Antwortentwürfe werden vor einem Versand geprüft und ausdrücklich freigegeben. Veröffentlichungen auf Instagram erfolgen ebenfalls nur nach einer bewussten Freigabe.

6. Kontaktformular (Tally)

Für Anfragen zu meinen Leistungen kannst du ein Online-Formular nutzen, das über den Formular-Anbieter Tally (Tally BV, Gent, Belgien) bereitgestellt wird. Der Link zu diesem Formular wird dir je nach Kontaktweg z. B. per WhatsApp, Instagram oder E-Mail zur Verfügung gestellt.

Beim Ausfüllen des Formulars verarbeite ich die von dir angegebenen Daten, insbesondere Name, Telefonnummer, gewünschte Leistung, Datum, Ort bzw. Adresse (bei mobilen Terminen) sowie ggf. zusätzliche Bemerkungen, um deine Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage).

Bei der Nutzung des Formulars kann Tally außerdem technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Aufrufs, Browser-, Geräte- und Verbindungsinformationen verarbeiten. Tally verarbeitet die Formulardaten in meinem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Das Unternehmen Tally BV hat seinen Sitz in Belgien (EU); nach eigenen Angaben werden Formulardaten in der Europäischen Union gespeichert und bei der Übertragung sowie bei der Speicherung verschlüsselt. Grundlage der Auftragsverarbeitung ist der von Tally bereitgestellte Datenverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Tally und im Datenverarbeitungsvertrag von Tally.

Zur zeitnahen Bearbeitung kann Tally eine Benachrichtigung mit den Formularangaben an meine geschäftliche E-Mail-Adresse senden. Für die anschließende E-Mail-Verarbeitung gelten ergänzend die Hinweise unter „Kontakt per E-Mail oder Telefon“. Die Formulardaten werden außerdem an mein Automatisierungssystem übermittelt. Dort können sie einer Kontaktakte zugeordnet und für die Bearbeitung der Anfrage sowie die Terminorganisation verwendet werden. Ein im Kalender automatisch angelegter Platzhalter ist noch keine verbindliche Terminbestätigung.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Automatisierte Bearbeitung von Anfragen und Terminorganisation

Zur Bearbeitung von Anfragen aus E-Mail, WhatsApp, Instagram und Tally nutze ich ein selbst betriebenes Automatisierungssystem auf Basis von n8n. Es wird auf Servern von Hostinger betrieben. Dabei können insbesondere Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Formulardaten, gewünschte Leistungen, Terminwünsche, Bearbeitungsstände und technische Protokolldaten verarbeitet und miteinander verknüpft werden. Die Verarbeitung dient der zuverlässigen Beantwortung von Anfragen, der Vermeidung von Doppelbearbeitungen, der Terminorganisation und der Dokumentation des bisherigen Gesprächsverlaufs.

Je nach Art der Anfrage werden weitere Dienste eingebunden:

• Telegram: Kundenanfragen und interne Hinweise können an interne Telegram-Chats autorisierter Personen weitergeleitet werden, damit sie geprüft und bearbeitet werden können.
• Anthropic (Claude): Nachrichteninhalte und vorhandener Gesprächskontext können zur Einordnung, Zusammenfassung und Erstellung von Antwortentwürfen verarbeitet werden.
• OpenAI: Sprachnachrichten können zur Umwandlung in Text verarbeitet werden.
• Google Kalender: Terminwünsche und bestätigte Termine können mit Namen, Leistung, Datum, Uhrzeit, Ort und notwendigen Hinweisen in einem Kalender verarbeitet werden.
• Google-Unternehmensprofil und Instagram: ausdrücklich freigegebene Bilder und Texte können zur Veröffentlichung an die jeweiligen Plattformen übermittelt werden. Erkennbare Personen werden nur veröffentlicht, wenn hierfür eine entsprechende Berechtigung oder Einwilligung vorliegt.

Die Verarbeitung erfolgt bei konkreten Buchungs- und Terminanfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit es um die sichere, nachvollziehbare und effiziente Organisation der Kommunikation geht, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen Bearbeitung von Kundenanfragen und der Vermeidung von Kommunikations- und Terminfehlern. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt. Insbesondere wird keine Kundennachricht ohne vorherige menschliche Prüfung und Freigabe versendet.

Bei der Nutzung dieser Dienste kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzinformationen von Hostinger, in der Datenschutzerklärung von Telegram, im Datenschutzbereich von Anthropic, im Datenverarbeitungszusatz von OpenAI und in der Datenschutzerklärung von Google.

8. Cookies, Analyse und eingebettete Inhalte

Ich setze derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies, kein Nutzertracking und keine eingebetteten Social-Media-Plugins ein. Bilder und Schriftarten werden lokal von dieser Website geladen. Technisch notwendige Speicherungen durch den Hostingdienst können zur Bereitstellung und Sicherheit der Website erfolgen.

9. Speicherdauer

Soweit in diesen Hinweisen keine besondere Speicherdauer genannt ist, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen können eine längere Speicherung erforderlich machen. Dies gilt auch für Daten in Kontaktakten, Terminübersichten und technischen Ausführungsprotokollen des Automatisierungssystems.

10. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über deine verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft und
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

11. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Dadurch werden Daten, die zwischen deinem Browser und der Website übertragen werden, gegen ein einfaches Mitlesen durch Dritte geschützt.

Stand: September 2026